3 Contoh Surat Undangan Resmi dan Cara Membuatnya

Contoh Surat Undangan
image by: hbr.org

Waktuku.com – Contoh surat undangan resmi akan menjadi salah satu informasi yang perlu Anda ketahui, terutama jika Anda sering berhubungan dengan orang-orang penting di dalam dunia kerja Anda.

Selain dengan memahami contohnya itu sendiri, Anda juga perlu mengetahui cara tepat untuk membuatnya.

Sebab, surat undangan resmi tidak boleh dibuat dengan cara dan urutan yang salah, karena jika hal ini terjadi maka formalitas dari surat undangan tersebut tidak bisa terlihat secara jelas.

Padahal, formalitas dalam surat undangan resmi harus selalu diprioritaskan, sehingga Anda tidak boleh meremehkannya.

Beberapa Contoh Surat Undangan Resmi

Pada dasarnya, surat undangan resmi sudah memiliki polanya tersendiri, sehingga Anda hanya perlu mengikuti pola yang sudah tersedia tersebut. Nantinya, setiap bagian yang ada di surat undangan resmi ini akan memiliki fungsi yang berbeda-beda, sehingga semua penting untuk Anda tulis dengan benar.

Jika Anda terlalu sulit untuk membuat surat undangan resmi sendiri, maka Anda bisa memahami contoh-contohnya terlebih dahulu. Sebab, dengan memahami hal ini, Anda bisa mengetahui peran dari masing-masing bagiannya. Untuk itu, simak dengan baik contoh surat undangan resmi berikut ini:

1. Contoh Surat Undangan Partisipasi Kegiatan

Contoh Surat Undangan Partisipasi Kegiatan
image by: betterteam.com

Surat undangan partisipasi kegiatan juga termasuk salah satu jenis surat undangan yang sering kita temui di kehidupan sehari-hari. Dengan begitu, Anda tidak akan kesulitan untuk menemukan contoh yang tepat mengenai hal ini.

Sementara itu, untuk memudahkan Anda dalam mengenali contohnya dengan baik dan benar, kami akan memberikan contoh tepatnya berikut ini:

Yogyakarta, 11 Desember 2021

No: 01/PD/BBM/XIII/2021
Hal: Undangan Partisipasi
Lampiran: 1 Lembar

Kepada Yth.
Pengelola
Di tempat

Dengan hormat,

Berhubungan dengan dilaksanakannya Konser Agung yang dilakukan dalam rangka menyambut pergantian tahun 2021, kami bermaksud mengundang grup yang Saudara maupun Saudari kelola untuk berpartisipasi sebagai pengisi acara. Adapun acara Konser Agung akan dilaksanakan pada:

Hari dan tanggal: Jum’at, 31 Desember 2021
Waktu: 20.00 – selesai
Tempat: Pendopo Alun-Alun

Demikian undangan partisipasi yang bisa kami sampaikan, dan besar harapan kami untuk grup yang Saudara maupun Saudari kelola bisa berpartisipasi dalam acara yang sangat berharga ini. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih sedalam-dalamnya.

Ketua Panitia

Ernest Patrio T.S

2. Contoh Surat Undangan Rapat Sekolah

Contoh Surat Undangan Rapat Sekolah
image by: https://hirebu.files.wordpress.com/2018/08/writeletter.jpg

Acara rapat sekolah juga akan membutuhkan surat undangan, karena bisa dibilang acara ini merupakan acara penting yang membutuhkan kehadiran orang-orang yang bersangkutan.

Sama halnya seperti ketika membuat surat undangan partisipasi kegiatan, ketika Anda membuat surat undangan rapat sekolah pun Anda tidak boleh membuatnya dengan sembarangan.

Sebab, di setiap bagian surat akan memiliki fungsinya masing-masing, sehingga Anda tidak boleh melewatkannya.

Untuk lebih jelasnya, Anda bisa menyimak contoh surat undangan untuk acara rapat sekolah yang ada di bawah ini:

Bogor, 11 Juni 2021

No: 412-2/SMA15/Disdik/2021
Hal: Undangan Rapat Kenaikan Kelas

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Dewan Pendidik SMA Negeri 15 Bogor
Di tempat

Dengan ini kami mengundang kehadiran Bapak/Ibu dewan pendidik SMA Negeri 15 Bogor, untuk menghadiri rapat kenaikan kelas X dan XI tahun pelajaran 2020-2021, yang akan dilaksanakan pada:

Hari dan tanggal: Kamis, 11 Juni 2021
Pukul: 08.00 WIB – selesai
Tempat: Aula SMA Negeri 15 Bogor

Mengingat pentingnya acara ini, kami mohon kehadirannya di waktu dan tempat yang telah disebutkan dalam surat undangan ini. Atas perhatian dan kerjasama dari Bapak/Ibu dewan pendidik SMA Negeri 15 Bogor, kami ucapkan terima kasih.

Kepala Sekolah

Drs. Dikto Saifuddin. M. Pd

3. Contoh Surat Undangan Rapat Kerja

Contoh Surat Undangan Rapat Kerja

image by: media.npr.org

Tidak hanya rapat sekolah yang bersifat penting dan membutuhkan surat undangan yang resmi untuk mengundang orang-orang penting di dalamnya, tapi rapat kerja pun juga akan membutuhkan surat undangan yang resmi, supaya formalitasnya bisa terlihat secara jelas.

Untuk itu, jika Anda sering diperintah untuk membuat surat undangan rapat kerja, Anda perlu tahu bagaimana cara membuatnya yang tepat. Dalam hal ini, Anda bisa melihat contohnya terlebih dahulu berikut ini:

No: 12/XX/10/2021
Hal: Undangan Rapat
Lampiran: –

Kepada Yth.
Bpk. Suryantono
Jabatan Karyawan
PT. Dakwa Sejahtera
Di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan dilaksanakannya rapat kerja perusahaan, maka bersama surat ini kami mengundang Bpk. Suryantono untuk hadir dalam rapat kerja perusahaan yang akan diselenggarakan pada:

Hari dan tanggal: Selasa, 20 Desember 2021
Pukul: 09.00 WIB – selesai
Tempat: PT. Dakwa Sejahtera, Bogor, Jawa Barat

Demikian undangan ini kami sampaikan, dan mengingat betapa pentingnya rapat kerja perusahaan ini, kami sangat berharap kehadiran Bapak di waktu dan tempat yang telah disebutkan. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Direktur PT. Dakwa Sejahtera

Norman Semeru

Cara Membuat Surat Undangan Resmi

Setelah memahami beberapa contoh surat undangan resmi yang ada di atas, sekarang sudah waktunya untuk Anda mengenal bagaimana cara membuat surat undangan resmi yang tepat. Sebab, urutan dalam surat undangan resmi tidak boleh ditulis secara asal-asalan.

Nantinya, setiap bagian pada surat undangan resmi akan memiliki fungsinya tersendiri, yang akan membuat formalitas dan pesan dalam surat undangan tersebut terlihat secara jelas. Untuk membuatnya, Anda perlu memperhatikan urutan-urutannya dengan baik, yang antara lain adalah:

1. Kop Surat

Alasan mengapa kop surat harus dimasukkan ke bagian surat undangan resmi adalah karena dengan adanya bagian ini, penerima surat dapat mengetahui instansi dari pengirim surat itu sendiri. Biasanya, bagian ini akan menggunakan nama perusahaan tersebut.

2. Nomor dan Tanggal Surat

Nomor dan tanggal surat juga tidak kalah penting dari bagian-bagian lainnya. Untuk bagian ini akan berfungsi sebagai kemudahan pendataan, sehingga tanggal surat yang ada pada bagian ini bisa memberitahu penerima kapan surat tersebut dibuat.

3. Nama Penerima Surat

Pada dasarnya, penulisan nama penerima ini akan memberikan kesan berbicara 2 arah secara tidak langsung.

Sehingga, penerima surat dapat lebih merasa dihargai dengan ditulisnya nama lengkapnya di dalam surat tersebut.

4. Isi Surat dan Informasi Acara

Setelah menulis nama penerima surat dengan baik dan benar, sekarang Anda bisa menuliskan isi surat dan informasi acara yang lengkap dan tidak ada kesalahan sedikitpun.

Pastikan informasi acara sudah ditulis dengan tepat, supaya penerima surat bisa mengetahui acara tersebut secara detail.

5. Agenda Acara

Selain informasi lengkap tentang acara yang hendak dilaksanakan tersebut, Anda juga perlu memasukkan agenda acara yang baik dan benar.

Dalam hal ini, Anda perlu memberikan durasi dari setiap agenda, sehingga hal ini bisa terlihat lebih disiplin.

6. Tanda Tangan Pengirim

Untuk fungsi dari bagian ini sendiri adalah sebagai bukti bahwa surat tersebut benar-benar dikirim oleh instansi yang bersangkutan.

Dengan begitu, penerima surat dapat lebih memercayai isi dari surat tersebut, dan surat undangan pun akan semakin terlihat formalitasnya.

7. Bahasa Surat yang Digunakan

Setelah semua bagian sudah ditulis, sekarang Anda perlu mengecek lagi apakah bahasa yang telah Anda gunakan itu sudah formal, baik, dan benar.

Sebab, bahasa surat harus menggunakan bahasa yang formal, sehingga surat tersebut mengandung kalimat yang baik dalam ilmu bahasa Indonesia.

Informasi contoh surat undangan resmi dan cara membuatnya ini memang akan menjadi salah satu jenis informasi penting untuk Anda ketahui.

Apalagi, jika Anda sudah masuk ke dunia kerja yang sering membutuhkan surat jenis ini untuk mengundang orang-orang penting demi kebaikan perusahaan.

Maka dari itu, simak dengan baik isi dari artikel ini sampai akhir, supaya Anda bisa semakin memahami bagaimana surat undangan resmi yang baik dan benar itu.